Yardi implementaties en optimalisaties
7 jaar ervaring met Yardi projecten
In de afgelopen 7 jaar heb ik Yardi implementaties en optimalisaties geleid en uitgevoerd in diverse landen in Europa.
Ik heb de Yardi modules hands-on leren kennen en heb veel ervaring met het stroomlijnen van processen, de documentatie hiervan en de daadwerkelijke inrichting in Yardi, om zo optimaal mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheden die Yardi biedt.
Ik kan je bij een implementatie helpen met de volgende zaken:
- Algemeen project management (Strategisch)
- Project voorbereiding & Project management
- Voorbereiden en hosten van de stuurgroep meetings, focus en fun
- Business consulting activiteiten (Tactisch)
- Voorbereiden en hosten van de project team meetings
- Requirements verzamelen en documenteren en report mapping
- Inrichten van het systeem en maken van de juiste keuzes
- Operationeel
- Trainen van de medewerkers en het voorbereiden en managen van de user aceptance testing
- Support bij de data migratie van master data en financiële data
- Support bij de manuals en werkinstructies, systeem beheer en security
Yardi heeft hele mooie software gebouwd ten behoeve van property management, asset management en investment management. De Yardi software is een zogenoemd ERP systeem, waarbij alle processen in dezelfde omgeving plaatsvinden, door gebruik making van diverse modules.
Omdat Yardi een ERP systeem is, is het heel belangrijk dat er voldoende afstemming tussen de project teamleden is en dat er iemand is die de helikopter view kan hebben en die ervaring heeft met bedrijfsbrede processen, project management en alles wat daar bij komt kijken en ook gedetailleerde kennis van Yardi heeft.
Organisaties waar ik verantwoordelijk ben geweest voor de Yardi implementatie en/of optimalisatie
Hoe verloopt een Yardi project
De gemiddelde duur van een project vanaf het moment van ondertekening van het contract met Yardi tot Go Live is 6 tot 8 maanden, enigszins afhankelijk van de scope, grotendeels afhankelijk van de beschikbaarheid van interne resources.
Het is heel belangrijk om bij de mensen van het project team 2 dagen werk per week weg te halen en die op een andere manier op te laten vangen, binnen het team, of door gebruik making van tijdelijke krachten.
Het beste voor het project is als er door het project team gebruik kan worden gemaakt van een aparte ruimte, ten behoeve van de focus en niet per ongeluk verzand te raken in de dagelijkse werkzaamheden.
Klik op de links hieronder om direct naar het specifieke onderwerp te gaan
“REAL ESTATE RUNS ON YARDI”
Do more with innovative property management software and services for any size business, in every real estate market.
– Source = Yardi –
Introductie met betrekking tot een Yardi implementatie
Voorbereiding
Voordat kan worden begonnen met de uitvoering van het project, moet eerst aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. De licentie- en implementatiekosten zijn behoorlijk en afdoende rechtvaardiging van de investering en voldoende draagvlak binnen de organisatie is van groot belang voor het verloop van het project.
In de voorbereiding kunnen de volgende zaken worden opgepakt:
- Bepaal de scope van het project en zorg ervoor dat het behapbaar is; vaak wordt Yardi in meerdere fases geïmplementeerd met in de vervolgfases extra landen en/of extra functionaliteit
- Maak een business case en zorg voor formele goedkeuring door senior management
Standaard processen binnen Yardi zijn over het algemeen
- Contract to Cash (van getekend huurcontract tot ontvangst van de huur in de bank)
- Procure to Pay (van werkorder tot betaling van de factuur aan de leverancier)
- Servicekosten
- CAPEX / Job Cost
- Record to Report (accounting & reporting)
- Consolidatie
- Budget & Forecasting
Aangaan van een contract met Yardi
Yardi contract
De onderhandelingen met Yardi over een contract kunnen best een tijdje duren, omdat diverse partijen van jouw organisatie het eens moeten zijn over de prijs, functionaliteit, compliance en contract voorwaarden, die gaan over:
- De Yardi software licentie
- De kosten voor de Yardi project conultant
Je kunt pas echt met het project starten, als het contract is ondertekend en dan duurt het nog enige tijd voordat Yardi een omgeving / database gereed heeft en een technisch consultant heeft toegewezen
Ik kan je helpen om te bepalen welke functionaliteit je nodig hebt in welke fase van het project en uitleggen welke module waarvoor gebruikt wordt. Daarnaast kan ik helpen om te bespreken welke rolverdeling tussen jouw organisatie en Yardi redelijk en werkbaar is en ik kan voor jouw organisatie veel werkzaamheden overnemen en veel Yardi èn project management ervaring inbrengen.
De start van de projectvoorbereiding
Projectplan en documentatie
Op het moment dat het duidelijk is dat het met het contract met Yardi goed gaat komen, kun je starten met de daadwerkelijke project voorbereidingen.
Denk hierbij aan:
- Updaten van de business case
- Opstellen van een project charter
- Samenstellen van de stuurgroep
- Aanwijzen van een project manager
- Samenstellen van het project team
- Opstellen van een eerste concept van de project aanpak en planning op hoofdlijnen
- Project plan
- Trainingsplan
- Testplan
- Data migratieplan
- Communicatieplan
- Change Management plan
- Andere documentatie sheets nodig tijdens de uitvoering van het project
- Kick-off presentatie deck
Kijk op de pagina over project management hoe ik grote projecten aanpak.
En nu … aan de slag
Uitvoering van het project
Na de kick-off meeting kan het echte werk (eindelijk) van start, de meetings worden gepland en voorbereid.
In de project meetings worden de volgende zaken behandeld:
- Yardi basistraining, ten behoeve van optimale toekomstige processen
- Alle huidige procesbeschrijvingen en relevante rapporten worden opgevraagd en beoordeeld
- Alle “requirements worden in kaart gebracht en gedocumenteerd
- De toekomstige processen worden beschreven (process flow charts met functiescheiding)
- Alle huidige rapporten worden “gemapt” naar Yardi equivalenten
- Voor rapporten die niet standaard uit Yardi komen wordt:
- Bepaald of ze in de toekomst nog steeds nodig zijn
- Bepaald welke velden uit welke kolommen in het rapport moeten worden weergegeven
- Het custom report gebouwd door Yardi en door jou gevalideerd
Daarnaast worden de volgende overige werkzaamheden uitgevoerd:
- Het systeem wordt ingericht met configuratie, setup, users, security en menu’s
- Master data migratie wordt voorbereid en in Yardi verwerkt
- Per proces wordt door het project team per proces de functionaliteit getest
- Manuals en werkinstructies worden opgesteld
- In de User Acceptance Testing (UAT) wordt alle functionaliteit en security binnen alle bekende scenario’s getest, meestal in 2 iteraties
- Alle toekomstige gebruikers worden getraind
- De financiële data migratie wordt voorbereid en uitgevoerd
Andere belangrijke zaken tijdens het project
Vastleggingen, training & testen
Tijdens het project moet je de juiste zaken vastleggen. Dit doe je om achteraf na te kunnen gaan waarom bepaalde beslissingen zijn genomen en om als project manager verantwoording af te kunnen leggen. Dit is iets waar je op drukke dagen niet altijd aan denkt, maar wat voor het succes van het project van groot belang is. Het is slim om hier tijd voor in te plannen op vaste momenten.
Daarnaast is het van belang dat je aan (internal) auditors uit kunt leggen wat er waarom is gebeurd en dat het project team en de UAT testers hun werkzaamheden conform plan en afspraken hebben gedaan.
De belangrijkste vastleggingen tijdens het project zijn m.i.:
- De status van de taken en acties
- RAID (Risks, Assumptions, Issues, Decisions)
- Test scenario’s en op welke wijze de rerquirements en reports in Yardi zijn opgenomen
- UAT test resultaten en follow up
- Sign off voor de beslissing tot go live door het project team, de testers en de stuurgroep
Training vindt plaats:
- Tijdens het project aan de project team leden, om hun werk goed te kunnen doen
- Voor en tijdens UAT aan de testers
- Voor Go Live aan de eind gebruikers
Testen vindt plaats:
- Tijdens het project om te verifiëren dat de configuratie en setup is conform afspraken
- Aan het einde van de develop fase
- Om alle scenario’s en de samenhang tussen de diverse onderwerpen / sprints vast te stellen
- Alle workflows en mandaten te testen
- De functiescheiding, menu’s en security te verifiëren
- Alle correspondence te checken
- Alle custom financials en custom reports te valideren
- Sign off van de toekomstige gebruikers te kunnen krijgen
Implementaties & optimalisaties
Mijn Yardi Voyager & Elevate ervaring
Sinds 2016 manage ik implementaties van Yardi Voyager en Elevate.
Daarnaast help ik vastgoed organisaties bij het optimaliseren van hun gebruik van, en de reporting uit, Yardi.
Ik heb ervaring met de meeste modules van Yardi en heb hands-on de inrichting, security, UAT, training en go-live support gedaan bij veel projecten.
O.a. bij de volgende 10 ondernemingen heb ik Yardi geïmplementeerd en geoptimaliseerd:
Dream Industrial REIT | Cobraspen | Egeria Real Estate | Vastned | alterDomus | LaSalle (UK) | Dream Office REIT | GLP | Highbrook | Merin | BNP Paribas Real Estate
De implementaties vonden plaats in:
Nederland | Duitsland | Luxemburg | Frankrijk | UK | Tsjechië | Slowakije
Voor een complexe implementatie als een Yardi ERP systeem heb ik een uitgebreide project management suite ontwikkeld, onmisbaar voor het project management. Hiermee organiseer je het plan, de taken en de informatiestromen en creëer je inzicht in due dates en prioriteiten voor management en het project team.
Wil je meer informatie, neem dan contact op.